Für Unternehmen mit einer Flut von Informationen konfrontiert sind, ist ein effizientes Dokumentenmanagement immer wichtig. Hier kommt das DMS ins Spiel – aber was genau ist ein DMS?

Definition

Ein DMS, oder Dokumentenmanagementsystem, ist eine Software-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre digitalen und digitalisierten Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu verteilen. Es dient als zentraler Knotenpunkt für alle Unternehmensdokumente und optimiert den Lebenszyklus von Dokumenten.

Kernfunktionen und Beispiele eines DMS

1. Dokumentenerfassung: Digitale Dokumente können direkt ins System importiert werden, während physische Dokumente gescannt und digitalisiert werden.
   • Beispiel: Ein Unternehmen scannt Verträge und Rechnungen ein und speichert sie im DMS, statt sie in physischen Ordnern aufzubewahren.
2. Indexierung und Suche: Dokumente werden mit Metadaten versehen, was eine schnelle und präzise Suche ermöglicht.
   • Beispiel: Ein Mitarbeiter sucht nach einem bestimmten Vertrag, indem er den Namen des Kunden oder das Datum eingibt, und findet das Dokument in Sekunden.
3. Versionskontrolle: Änderungen an Dokumenten werden nachverfolgt, sodass frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
   • Beispiel: Ein Marketingteam arbeitet gemeinsam an einer Präsentation. Dank der Versionskontrolle können sie jederzeit auf frühere Versionen zurückgreifen, falls eine Änderung rückgängig gemacht werden muss.
4. Zugriffssteuerung: Benutzerrechte können granular festgelegt werden, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.
   • Beispiel: Nur die Personalabteilung hat Zugriff auf Mitarbeiterdossiers, während andere Abteilungen diese Dokumente nicht einsehen können.
5. Workflow-Management: Automatisierte Prozesse können eingerichtet werden, um den Dokumentenfluss im Unternehmen zu optimieren.
   • Beispiel: Ein Genehmigungsprozess für Rechnungen wird automatisiert, sodass Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

OCR: Ein wichtiger Bestandteil moderner DMS-Lösungen

Ein fortschrittliches Feature vieler DMS-Lösungen ist die OCR-Technologie. OCR ermöglicht es, gescannte Dokumente oder Bilder von Text in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die viele physische Dokumente digitalisieren möchten.